1. Introduktion

Denna personuppgiftspolicy gäller för handläggning av ärenden vid Antidiskrimineringsbyrån Stockholm Syd (”ADB”), som drivs av Samverkansorgan för etniska organisationer, organisationsnummer 802014-5242 (”SIOS”, ”vi” eller ”oss”). I den här policyn förklarar vi hur vi behandlar dina personuppgifter i samband med att du upprättar ett ärende hos ADB. Vi använder information som vi samlar in om dig för ett huvudsakligt skäl:

Av dessa skäl kombinerar vi de uppgifter som vi samlar in om dig för att kunna kontakta dig och på så sätt kunna vidta åtgärder, och/eller göra olika typer av insatser i ditt ärende. 

Det är viktigt för oss att du känner dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Läs gärna vidare om hur vi använder personuppgifter, hur det påverkar din integritet och om hur du tillvaratar dina rättigheter genom att läsa vidare i de olika avsnitten här nedan.

2. Personuppgifter vi samlar in

  1. En personuppgift är all information som kan kopplas till dig som person, både direkt och indirekt genom andra uppgifter.
  2. Vissa personuppgifter tillhandahåller du direkt, exempelvis när du kontaktar oss för att anmäla ett diskrimineringsärende och uppger ditt namn. Vi samlar även in personuppgifter indirekt genom att spara de kontaktuppgifter du använt för att kontakta oss, såsom via email eller telefon. Vi sparar endast dina uppgifter om du startar ett ärende hos oss. De personuppgifter som vi behandlar om dig är:
    • Kontaktuppgifter. Vi samlar in ditt namn, telefonnummer och e-postadress.
    • Demografiska data. Vi kan i vissa fall samla in uppgifter om dig, till exempel födelseår, kön och postnummer.
    • Ärendeinformation Vi samlar in den information och de omständigheter om ditt ärende som vi bedömer relevant för att kunna bedöma huruvida du utsatts för diskriminering, trakasserier eller liknande i enlighet med diskrimineringslagen. 
    • Vi samlar även in information om inom vilket samhällsområde som den eventuella diskrimineringen har ägt rum, på vilken diskrimineringsgrund och utfall i ärendet. Informationen behövs för att kunna påvisa att vi bedriver den verksamhet vi får ekonomiskt stöd för att driva.  
  3. För att du ska kunna upprätta ett ärende hos oss och för att vi ska kunna erbjuda rådgivning, stöd och information till dig, är det en förutsättning att vi behandlar uppgifterna som nämns ovan.

3. Hur vi använder personuppgifter

  1. Vi använder information som vi samlar in om dig för två huvudsakliga ändamål:
    • för att bedriva vår verksamhet och tillhandahålla (inklusive förbättra och anpassa) rådgivning, information och stöd i diskrimineringsärenden,
    • för att skicka kommunikation och marknadsföring, inklusive kampanjer, till dig.
  2. Tillhandahålla, förbättra och anpassa rådgivning, information och stöd i diskrimineringsärenden. Detta innefattar att:
    • Tillhandahålla rådgivning, information och stöd i diskrimineringsärenden. Vi använder uppgifter för att tillhandahålla rådgivning, information och stöd, för att arbeta för att motverka diskriminering och på andra sätt främja människors rättigheter.
    • Förbättra och anpassa rådgivning, stöd och information. Vi kan komma att föra protokoll och skriva interna handlingsplaner i varje enskilt ärende för att kunna fullfölja handläggningen av varje ärende.
  3. Kommunikation. Vi använder dina uppgifter för att administrera vår kommunikation med dig (t.ex. via telefon och e-post) exempelvis för att meddela dig angående ditt ärende, ändrade integritetsvillkor, informera dig om att du måste vidta en åtgärd för att hålla ditt ärende hos oss aktivt.
  4. Statistik. Avidentifierade uppgifter lagras för statistiska ändamål och för återrapportering till myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF) och andra offentliga organ som finansierar verksamheten. Avidentifierade uppgifter innebär att ADB följer de riktlinjer och rekommendationer som krävs för återrapportering av bidragen och för statistiska ändamål. Det är exempelvis uppgifter om kön, diskrimineringsgrund, samhällsområde, åtgärder och utfall i ärendet. Uppgifterna kan inte kopplas till en specifik person.
  5. Övriga ändamål. Om vi avser att använda dina personuppgifter för ett annat syfte än de som beskrivs i den här policyn, kommer du att bli informerad om sådan användning innan, eller i samband med att personuppgifterna samlas in och vi kommer att be om ditt samtycke där det krävs.

4. Anledningar till att vi delar dina personuppgifter

  1. Vi är restriktiva med att dela dina personuppgifter med andra. I samband med att vi handlägger ditt ärende kan det dock vara nödvändigt för oss att dela din information med andra så att vi kan erbjuda dig rådgivning, stöd och information. Det kan exempelvis vara i situationer då vi tar kontakt med motparten i det ärende det gäller. Kontakt tas inte utan ditt samtycke.
  2. Vi delar även dina uppgifter till t.ex. myndigheter, om det följer av lagkrav, annan författning eller myndighetsbeslut.

5. Hur du kommer åt och kontrollerar dina personuppgifter

  1. Personuppgiftsansvarig är SIOS, organisationsnummer 802014-5242, adress Bellmansgatan 15, 114 47 Stockholm. Du har rätt att kontakta oss om du vill ha ut information om de uppgifter vi har om dig, för att begära rättelse, överföring eller för att begära att vi begränsar behandlingen, för att göra invändningar eller begära radering av dina uppgifter. Detta gör du enklast genom att kontakta oss via mail på kansli@sios.org eller via telefon på 08-643 09 88. Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen. 

6. Dina individuella rättigheter

  1. Du har följande rättigheter i samband med att vi behandlar dina personuppgifter:
    • Rätt till tillgång (registerutdrag). Du har rätt att få bekräftelse på huruvida vi behandlar dina personuppgifter, en kopia på dessa uppgifter och information om vår behandling.
    • Rätt till rättelse. Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade.
    • Rätt till radering. Du har rätt att under vissa omständigheter få uppgifter borttagna.
    • Rätt till begränsad behandling. Du har rätt att under vissa omständigheter kräva att vår behandling begränsas, exempelvis om du motsätter dig uppgifters riktighet.
    • Rätt till dataportabilitet. Du har rätt att begära att dina uppgifter flyttas från oss till ett annat bolag som ansvarar för att behandla dina personuppgifter (detta gäller dock bara för behandling som utförs med stöd av samtycke eller som utförs för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig och enbart sådana uppgifter du själv har tillhandahållit oss).
    • Rätt att invända. Du har rätt att invända mot behandlingen av personuppgifterna under vissa omständigheter.
    • Rätt att återkalla. Du kan närsomhelst återkalla ditt samtycke (i den mån behandlingen baseras på ditt samtycke), notera att ett återkallande däremot inte påverkar lagligheten av behandlingen som skett med stöd av samtycke, innan samtycket återkallades.
    • Rätt till klagomål. Du har rätt att inge klagomål till tillsynsmyndighet om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter enligt lag (i Sverige är Datainspektionen ansvarig tillsynsmyndighet).
  2. Vissa av rättigheterna gäller enbart i vissa situationer. För det fall du skulle vilja utöva någon av rättigheterna bör du i första hand besöka Datainspektionens hemsida där du hittar svar på de flesta frågorna. Du är självklart även välkommen att kontakta oss direkt via uppgifterna nedan i avsnittet ”12. Kontakta oss”

7. Med vilken laglig grund behandlar vi dina personuppgifter?

  1. Som framgår ovan (”Hur vi använder personuppgifter” samt ”Anledningar till att vi delar dina personuppgifter”) behandlar vi dina uppgifter för flera olika syften.
  2. ADB behandlar personuppgifter med stöd av EU:s dataskyddsförordning (GDPR), artikel 6.1.e. Behandling är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
  3. ADB behandlar även personuppgifter med stöd av GDPR artikel 6.1.a. Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
  4. ADB behandlar även känsliga personuppgifter främst i samband med ärendehanteringen då flertalet av dessa utgörs av skyddade diskrimineringsgrunder. Känsliga personuppgifter samlas in e-post, telefonsamtal och personliga möten. När ADB kontaktas beror den lagliga grunden för hantering av känsliga personuppgifter på ärendets karaktär. ADB stödjer inledningsvis sin hantering på EU s dataskyddsförordning, artikel 9.2 b,d,f och g. När ADB går vidare i ett ärende inhämtas samtycke enligt artikel 9.2.a.
  5. Om vi skulle vilja utföra någon åtgärd/insats som kräver ditt samtycke kommer vi att inhämta det separat innan åtgärden/insatsen påbörjas.

8. Säkerhet för dina personuppgifter

  1. Vi använder en rad säkerhetstekniker och säkerhetsmetoder för att skydda dina personuppgifter från oönskad åtkomst, obehörig användning och utlämnande. Exempelvis lagras dina personuppgifter i datorsystem som har begränsad åtkomst och finns i skyddade lokaler. 

9. Vårt bevarande av personuppgifter

  1. Vi bevarar dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att handlägga ditt ärende. Eftersom de här behoven kan variera för olika typer av data och för olika sammanhang, kan faktiska bevarandeperioder variera. För att avgöra när uppgifter ska raderas är det framförallt syftet som avgör. 
  2. Personuppgifter som förekommer i ärendehanteringen avidentifieras inom 12 månader efter att den enskilde meddelat att den vill avsluta sitt ärende och återkalla sitt samtycke, eller efter att byrån beslutat att avsluta ett ärende.

10. Ändringar i denna personuppgiftspolicy

  1. Vi kommer att uppdatera vår personuppgiftspolicy när det behövs t.ex. för att återspegla feedback och ändringar i arbetsmetoder. När en policy uppdateras ändras datumet för senaste uppdatering längst upp i policyn och ändringarna beskrivs nederst på sidan under ”Ändringshistorik”, varpå ändringarna träder i kraft.

11. Kontakta oss

  1. Om inget annat anges är SIOS (org. nr. 802014-5242) personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in via ADB och således omfattas av denna personuppgiftspolicy. Det innebär att vi ansvarar för de personuppgifter vi har om dig och hur vi behandlar dem. Om du har några frågor om hur dina personuppgifter behandlas, eller vill framföra ett klagomål går det bra att kontakta oss via mail på kansli@sios.org eller via telefon på 08-643 09 88.

12. Ändringshistorik

Maj 2018: Förtydliganden med anledning av att den nya dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, ”GDPR”) träder i kraft den 25 maj 2018. Den uppdaterade personuppgiftspolicyn kommer automatiskt att träda i kraft för alla med ett ärende hos ADB den 25 maj 2018, och från den dagen tillämpas på ditt ärende. Policyn har även omarbetats för att vara koncis, klar och tydlig, begriplig och vara enklare att kunna ta till sig och förstå.

Kontakta oss